Voor veel beginnende zzp’ers kan het opstellen van een factuur een lastige en soms ongemakkelijke taak lijken. Het kan vreemd aanvoelen om voor de eerste keer om geld te vragen, maar dat is nergens voor nodig! Met het versturen van een factuur sluit je de opdracht netjes af en geef je jouw klant de mogelijkheid om te betalen. Daarom is het goed om te weten wat er precies op een factuur moet staan, welke regels er gelden en hoe je deze correct verstuurt.
Wat moet er op een factuur staan?
Hoewel de vormgeving van een factuur aan jou is, zijn er wel een aantal wettelijke eisen vanuit de Belastingdienst met betrekking tot de informatie die op de factuur moet staan:
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer;
- Jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer;
- De correcte gegevens van jouw klant, bij voorkeur inclusief btw-nummer;
- Een specificatie van de geleverde producten en/of diensten;
- Het btw-percentage en bedrag in euro’s;
- Het totaal te betalen bedrag;
- Jouw bankrekeningnummer en de overeengekomen betaaltermijn.
Soorten facturen
Er zijn verschillende soorten facturen, afhankelijk van de diensten of producten die je levert. De meest gangbare facturen zijn:
- Facturen voor goederen: Deze verstuur je meestal na levering, hoewel het voor nieuwe klanten gebruikelijk is om vooruitbetaling te vragen.
- Facturen voor werkzaamheden: Deze verstuur je als het project is afgerond. Bij langlopende projecten kun je kiezen voor deelfacturen, bijvoorbeeld per maand.
- Pro-formafactuur: Dit is een voorlopige factuur, vaak gebruikt bij import- of exportdocumenten of voor vooruitbetalingen.
- Self-billing: Hierbij stelt jouw opdrachtgever de factuur op en stuurt deze naar jou. De factuur moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en vermelden dat het een “factuur uitgereikt door de afnemer” betreft.
Kosten doorberekenen aan de opdrachtgever
Wanneer je bepaalde kosten mag doorberekenen aan je opdrachtgever, zet je deze kosten zonder btw op de factuur. Over het totale factuurbedrag wordt wel het reguliere btw-tarief berekend. Bijvoorbeeld, als je voor een overnachting van €100,- exclusief btw hebt betaald, factureer je je klant dit bedrag inclusief het btw-percentage dat voor jouw diensten geldt (meestal 21%).
Hoe verstuur je een factuur?
Zodra je factuur is opgesteld en gecontroleerd, zijn er verschillende manieren om deze naar je klant te versturen:
- E-mail: De meest gebruikelijke manier. Stuur de factuur als pdf-bestand en voeg een begeleidende tekst toe.
- Post: Minder gangbaar, maar soms gewenst door de klant. Stem dit altijd vooraf af.
- Persoonlijk: Bij twijfel over de klant, kun je de factuur ook persoonlijk overhandigen.
- E-factuur: Bij zaken met de overheid is een elektronische factuur verplicht. Dit is een digitaal bestand dat direct kan worden verwerkt in het administratiesysteem van de ontvanger.
Betaaltermijn van de factuur
In Nederland geldt meestal een betaaltermijn van 30 dagen. Dit betekent echter niet dat het geld binnen die termijn op je rekening staat. Gemiddeld duurt het 42 dagen voordat een factuur is betaald. Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt over de betaaltermijn in de opdrachtovereenkomst.
Voorkom wanbetaling
Maak je niet direct zorgen als je factuur niet op de vervaldatum is betaald. De praktijk leert dat betalingen vaak enkele dagen later binnenkomen. Stuur na 30 dagen een vriendelijke betalingsherinnering. Komt er dan nog geen betaling? Vermijd een tweede herinnering; stuur in plaats daarvan een aanmaning.
Gebruik een betaallink
Veel boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om een betaallink toe te voegen aan je factuur. Dit versnelt het betaalproces aanzienlijk. Als je geen boekhoudprogramma gebruikt, kun je handmatig een betaallink toevoegen via je bank of een dienst als Tikkie Zakelijk. Het is aan te raden om dit via een boekhoudprogramma te doen voor een efficiëntere afhandeling.
Gratis facturen maken als zzp’er
Je kunt geheel kosteloos gratis facturen aanmaken bij Factuur2go. Maak een gratis account aan en ontdek hoe eenvoudig en snel je professionele facturen kunt opstellen. Het platform biedt een gebruiksvriendelijke interface waarmee je niet alleen facturen kunt versturen, maar ook offertes kunt maken. Daarnaast kun je jouw facturen personaliseren met je bedrijfslogo en huisstijl, wat een professionele uitstraling geeft. Of je nu net begint als zzp’er of al langer actief bent, Factuur2go helpt je om je administratie efficiënt en georganiseerd te houden, zonder gedoe.